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Ist Datenschutz-Einhaltung im „Homeoffice“ möglich?

Ist Datenschutz-Einhaltung im „Homeoffice“ möglich?

Das ist die zur Zeit am meisten an mich gestellte Frage vieler Chefs, wenn es um die Maßnahmen zu „social distancing“ im Unternehmen geht. Denn die verschärften Vorgaben durch Politik, Mitarbeiter zunehmend ins Homeoffice zu schicken, bewirken neue Herausforderungen für den Datenschutz. Gerade bei kaufmännischen Tätigkeiten, wie beispielsweise Erstellung einer Buchhaltung, ist Homeoffice natürlich problemlos möglich. Und selbstverständlich kann der Mitarbeiter abweichend vom Büro datenschutzkonform seine Arbeit durchführen. Einflussnahme und Kontrollmöglichkeiten des Arbeitgebers sind in diesem Zusammenhang oft erschwert. Auch sind die Möglichkeiten des Einflusses sowie des Missbrauchs durch Dritte deutlich erhöht. Umso wichtiger ist es, ein paar wirklich wichtige Aspekte bei der Verlagerung des Arbeitsplatzes ins „Homeoffice“ zu beachten. Und noch besser ist, besonders zu beachtende Vorgaben schriftlich mit dem Mitarbeiter zu vereinbaren.

Wichtige Aspekte im Zusammenhang „Homeoffice“

Was vielen oft nicht bewusst ist, ist, dass es auch im „Homeoffice“ Pflichten und rechtliche Vorgaben zur Einhaltung seitens der Arbeitgeber wie auch der Arbeitnehmer gibt. Egal, ob es sich dabei um das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), die Verordnung zur arbeitsmedizinischen Versorgung (ArbMedVV), das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) handelt. Oder ob es ganz banal um den Datenschutz nach europäischer Verordnung (EU-DSGVO) geht. Neben dem Schutz der Arbeitnehmer für gesunde Work-Life-Balance kann das Thema im Umgang mit dem Datenschutz mit entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen im Detail mit ebenso gleichwertiger Vorsorge geregelt werden.

So gibt es beispielsweise mit Einführung von „Homeoffice“ im Zusammenhang mit dem Datenschutz Klärungsbedarf zur Hard- und Software, zur Datensicherung und Archivierung sowie zum Transfer personenbezogener Daten des Unternehmens. Viele Unternehmer stellen sich folgende Fragen: Welche Hard- und Software darf bzw. sollte der Mitarbeiter verwenden? Wie ist der Datenaustausch zwischen Büro und „Homeoffice“ zu organisieren? Welche Maßnahmen existieren am Arbeitsplatz, damit kein unbefugter Dritter Zugang zu personenbezogenen Daten erhält? Wer kümmert sich um Datensicherungen und wie sollen diese erfolgen? Was wurde bereits im Arbeitsvertrag zum Datenschutz geregelt, welche Ergänzungen erfordert dieser noch?

Häufig fehlende Vereinbarungen

Aktuell stelle ich fest, dass die Regelungen aktuell bei zunehmenden Möglichkeiten im Homeoffice oft nur unzulänglich organisiert sind. Dabei ist das Thema an sich nicht neu. Früher unter dem Namen „Telearbeitsplatz“ bekannt, wurden Datenschutz-Vereinbarungen üblicherweise über den Arbeitsvertrag zur Einhaltung durch das Personal geregelt. Teils gibt es Ergänzungen mit Einführung des „Homeoffice“-Arbeitsplatzes für den betroffenen Mitarbeiter. Daneben existiert meist noch eine Verschiegenheits-Erklärung mit rechtlich bindender Wirkung. Grundsätzlich ist das alles nicht wirklich neu.

Trends zur Arbeitswelt 4.0

Trends zur Arbeitswelt 4.0 zeigen auf, dass Grenzen im Arbeit- und Privatleben zunehmend verschwinden. Die Krisenzeit als Beschleuniger der Digitalisierung und auch der Trend zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, verstärkt diesen Effekt mit „Homeoffice“ und „mobiler Arbeit“ enorm. Was neu ist, ist die wesentliche Zunahme von „Homeoffice“ und auch die starken Veränderungen in der Information und Kommunikation. Dem Trend entsprechend ist es umso wichtiger, detaillierte Regelungen für den veränderten Umgang in der digitalen Zusammenarbeit zu treffen. Wichtig ist dabei, mit einem ersten Schritt, eine Grundlage für den Ausbau zu schaffen. Und auf Augenhöhe mit dem Mitarbeiter adäquate Lösungen zu finden, so dass auch die soziale Integrität im Unternehmen gewahrt bleibt.

Eine fachkundige Umsetzung bringt Sicherheit

Einmal die Punkte fachkundig gemeinsam konkret betrachtet und durchdacht in eine Dokumentation gebracht, beruhigt das beide Parteien enorm. Denn Sicherheit brauchen Sie als Chef wie auch die Mitarbeiter. Als Verantwortlicher möchten Sie sich als Unternehmer schließlich auf das Personal zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben verlassen können. Das Personal dagegen möchte eine Chance erhalten, vertraglich vereinbarte Regelungen verstehen und danach auch handeln können.

Ein Verstoß gegen rechtliche Vorgaben beim Datenschutz kann hohe Bußgelder oder anderweitigen Schaden wie drohenden Imageverlust im Unternehmen bewirken. Nach der Europäischen Datenschutzgrundverordnung ist jeder Unternehmer zur Einhaltung des Schutzes personenbezogener Daten als verantwortliche Person im Rahmen seines Unternehmens verpflichtet. Und auch dafür verantwortlich, dass Mitarbeiter regelmäßig über Neuerungen und Änderungen eine Einweisung erhalten. So schreibt die Verordnung des Datenschutzes eine jährliche Schulung zu aktuellen Themen in diesem Zusammenhang im Unternehmen für die Mitarbeiter vor.

Datenschutzkonforme Beratung online im 1:1-Kontakt

Haben Sie für Ihr Unternehmen Bedarf an Update-Wissen zum Datenschutz in Bezug auf „Homeoffice“? Gerne unterstütze ich Sie zur Berücksichtigung sämtlicher Aspekte, bei Bedarf gerne mit Erstellung einer spezifischen Checkliste für Ihr Unternehmen. Und auch darüber hinaus unterstütze ich Sie, wenn es darum geht, Mitarbeiter gezielt im 1:1-Kontakt in das Thema „Besonderheiten des Datenschutzes im Homeoffice“ einzuweisen. Melden Sie sich gerne direkt zu einem ersten Kontakt per Telefon: für den Ersteindruck sowie der Klärung einer möglichen Zusammenarbeit. Ich freue mich auf Sie!

Die Unterstützung durch meine Beratungsleistung im nächsten Schritt erfolgt selbstverständlich unter Einhaltung datenschutzkonformer Regelungen. Die Beratung online (kostenpflichtig) würde im 1:1-Kontakt per Telefon erfolgen, verbunden mit der Fernbetreuungs-Software Teamviewer, dem deutschen Produkt mit hohen Sicherheitsanstrengungen.