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Organisation ist das A & O

Eine mangelhafte Organisation im Unternehmen hemmt das Wachstum. Und schürt die Unsicherheit und Fehleranfälligkeit. Unklare Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche, unzureichende Kommunikation zwischen Hierarchieebenen behindern die Umsetzung von Entscheidungen in den betrieblichen Erfordernissen. Und schaffen womöglich noch mehr Probleme als dass diese gelöst werden.

In der Konsequenz geraten so unternehmerische Abläufe ins Stocken, die gewünschte Qualität wird nicht erreicht und die Wettbewerbsfähigkeit lässt nach. Hohe Prozesskosten sind die Folge. Und zur nächsten gewünschten Wachstumswelle des Unternehmens wird der Aufwand der optimierten Organisationsentwicklung umso größer.

Der Frust bei engagiert lösungsorientiert arbeitenden Mitarbeitern steigt. Ob sie in so einer Organisation auf lange Sicht bleiben, ist fraglich. Das Image verändert sich und der Teufelskreis wird größer. Ein Schaden, den sich aktuell keine Organisation leisten möchte. Lassen Sie es nicht so weit kommen!

Förderung mit BAFA-akkreditierten Berater

Das Förderprogramm erfolgt aus den Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) und aus Mitteln des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi). Antragsberechtigt sind rechtlich selbständige Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft in Deutschland. Weitere Kriterien sind beispielsweise: weniger als 250 Beschäftigte und weniger als 50 Mio. Euro Jahresumsatz oder eine Jahresbilanzsumme von nicht mehr als 43 Mio Euro.

Als Bestandsunternehmen gilt ein Fördersatz von 50% der maximal förderfähigen Beratungskosten als Bemessungsgrundlage in Höhe von 3.000 Euro netto in den alten Bundesländern. Das würde für Sie einen maximalen Zuschuss von 1.500 Euro bedeuten. Bei Jungunternehmen gilt bei gleichem Fördersatz um 1.000 Euro höhere maximal förderfähige Beratungskosten, also 4.000 Euro netto. Demnach wäre das ein maximaler Zuschuss von 2.400 Euro. Und befindet sich ein Unternehmen in Schwierigkeiten so gilt bei maximal förderfähigen Beratungskosten von 3.000 Euro netto ein Fördersatz von 90 Prozent mit maximalem Zuschuss von 2.700 Euro.

Als Beraterin bin ich seit 2021 bei BAFA – mit der Unternehmens-Nr. 191856 – registriert. In diesem Zusammenhang biete ich eine allgemeine Beratung hinsichtlich Unternehmensführung im Personal- und Rechnungswesen an. Die Schwerpunkte sind:

Anforderungen an die Beratungsförderung

Mit der BAFA-Förderung werden nur konzeptionelle Beratungsleistungen unterstützt. Konzeptionell ist eine Beratung, wenn diese Entscheidungshilfen bietet, Schwachstellen und deren Ursachen feststellt und Vorschläge zur Verbesserung inklusive Anleitungen zur Umsetzung in die betriebliche Praxis erfolgt.

Der Ablauf stellt sich folgendermaßen dar:

BAFA-Förderzuschuss in 2022

Mit dem Förderzuschuss, je nach Unternehmensgruppe und Standort, derzeit von bis zu 2.400 Euro unterstütze ich Sie digitale Prozesse zu schaffen, die Ihre Unternehmensstrukturen kontinuierlich optimieren. So können Sie das ersparte Geld anderweitig im Unternehmen investieren. Das Beantragen ist einfach gestaltet und schnell gemacht. 

Schreiben Sie mich bitte direkt an – zur Klärung der Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Und teilen Sie mir Ihr Anliegen über info@digitalontop.de mit – ich melde gerne direkt bei Ihnen telefonisch.

Die Tätigkeit der Buchhaltungsaufgaben wird häufig von ehrenamtlich tätigen Personen erledigt. Nicht immer liegen Fachkenntnisse in ausgeprägter Form dar. Das ist eine Stolperfalle, Unwissenheit schützt vor Verstößen nicht. Es gelten beispielsweise Vorschriften zu Rechenschafts- und Buchführungspflichten von Vereinen gem. BGB §§ 259, 666 sowie AO § 63 (3) i.V. § 140. Im Extremfall wird beispielsweise bei einem gemeinnützig organisierten Verein, die sogenannte Gemeinnützigkeit vom Finanzamt aberkannt. Ein Ruin für den betroffenen Verein im öffentlichen Geschehen.

Die Gründung mit der Eintragung ins Vereinsregister

In Deutschland gibt es aktuell mehr als 600.000 Vereine, die im öffentlichen Vereinsregister eingetragen sind. Die Zwecksetzungen sind ganz unterschiedlich, häufig anzutreffen sind Sport-, Freizeitvereine sowie Vereine sozialer Einrichtungen. Wird ein Verein neu gegründet, wird dieser mit ausreichend vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern über den Notar beim Amtsgericht angemeldet und im Vereinsregister vermerkt. Der Verein trägt damit das Kürzel „e.V.“. Grundlage zur Gründung ist eine Satzung nach Vorgaben gemäß BGB mit Angaben zu Zweck, Name und Sitz des Vereins. Darüber hinaus gilt die Berücksichtigung der Bestimmungen der Finanzverwaltung zur Gemeinnützigkeit.

Gemeinnützigkeit unterliegt Voraussetzungen

Die Gemeinnützigkeit ist in der Abgabenordnung (AO) §§ 51-68 geregelt, die zusammenfassend als Gemeinnützigkeitsrecht bezeichnet wird. Ein Verein verfolgt gemeinnützige Zwecke, wenn die Allgemeinheit auf materiellem, geistigem oder sittlichem Gebiet selbstlos gefördert wird. Gemeinnützige Zwecke sind beispielsweise die Förderung von Religion, des öffentlichen Gesundheitswesens, der Jugend- und Altenhilfe, der Flucht- und Migrationshilfe.

Zweck und Gemeinnützigkeit sind in der Vereinssatzung geregelt und unterliegen bestimmten Bedingungen. Im Wesentlichen muss die Selbstlosigkeit gewahrt bleiben. Das bedeutet, dass keine überwiegende Förderung eigenwirtschaftlicher Zwecke erfolgt. Zudem besteht ein grundsätzliches Verbot von Zuwendungen an Mitgliedern oder unverhältnismäßig hohe Vergütungen an Dritte. Darüber hinaus müssen vereinnahmte Mittel wie beispielsweise Spenden zeitnah verausgabt werden. Gemeint ist damit der Verbrauch innerhalb von zwei Jahren, also Verwendung der Einnahmen spätestens im zweiten Jahr.

Ob ein Verein die Anforderungen des Gemeinnützigkeitsrechts erfüllt, prüft die Finanzbehörde in regelmäßigen Abständen. So werden diese Bedingungen streng überwacht: zum einen durch inhaltliche Prüfung der Satzung und der Änderungen, zum anderen im Rahmen der Abgabe von Steuererklärungen – oder bei besonderem Interesse im Rahmen einer angeordneten Betriebsprüfung.

Gemeinnützig anerkannte Organisationen profitieren von vielfältigen Vergünstigungen für die Körperschaft sowie vom ehrenamtlichen Engagement. Zudem obliegt nur gemeinnützigen Vereinen die Möglichkeit zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen – mit entsprechendem Steuerabzug durch den Spender. Ein Privileg auf das kein gemeinnütziger Verein verzichten möchte.

Überwachung des Satzungszwecks durch Aufzeichnungen

Sobald ein Verein im Vereinsregister eingetragen ist, nimmt dieser als juristische Person am wirtschaftlichen Verkehr teil. Das bedeutet, dass er ohne Gewinnerzielungsabsicht sofort zur Aufzeichnung verpflichtet wird, beispielsweise wenn dieser seine Spenden oder Mitgliedsbeiträge verwaltet. Aus der Vorschrift zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben gemäß § 63 (3) folgt die Vorschrift gem. § 140 AO, so dass der Verein nach Steuergesetzen eine Buchführungspflicht hat.

Nicht selten, ist eine ehrenamtlich tätige Person in der Rolle des Kassenwarts tätig. Zur Erfüllung des Satzungszwecks erfolgen Aufzeichnungen aller Ein- und Auszahlungen zu Beginn oftmals in MS Excel – also ganz ohne spezieller Buchführungssoftware. So ist zwar diese einfache Art der Aufzeichnungen als Nachweis zur Kontrolle eines satzungsgemäßen Geschäftsbetriebs gemäß Vorschriften nach AO § 63 einerseits grundsätzlich erfüllt. Andererseits fehlt jedoch häufig die Einhaltung der Steuergesetze und verwaltungsmäßigen Vorschriften zur Buchführungspflicht. Gemeint sind insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Als Verwaltungsvorschrift sind die GoBD für nachgeordnete Verwaltungsbehörden und Bedienstete des Finanzministeriums verbindlich. Hat der Verein einen kaufmännischen Betrieb, so ist dieser Kaufmann nach HGB § 33. Auch aus dieser Vorschrift nach Handelsrecht kann eine Buchführungspflicht resultieren. Ausnahme: Befreiung nach HGB § 241. Die Einordnung ist nicht immer einfach. Daher ist eine sorgfältige Prüfung durch das Steuerbüro ratsam.

Erhöhter Anspruch an die Buchführungspflicht

Ein Aspekt, der zudem häufig in einfachen Aufzeichnungen aller Ein- und Auszahlungen verloren geht, ist die Überwachung der Mittelherkunft und Mittelverwendung. Damit der Überblick gewahrt bleibt, ist die Einteilung aller Geschäftsvorfälle in verschiedene Tätigkeitsbereiche gemäß AO vorzunehmen. Gemeint ist damit, einzelne Ein- und Auszahlungen direkt als Geschäftsvorfall nach steuerlichen Auswirkungen einzuordnen.

So sind beispielweise Einnahmen wie satzungsgemäße Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse und Umlagen dem ideellen Bereich steuerbegünstigt zuzuordnen. Oder Ausgaben zur Verwirklichung des Satzungszwecks als steuerbegünstigter Geschäftsvorfall beim sogenannten Zweckbetrieb einzuordnen. Liegt Kapitalvermögen vor, das verzinst angelegt ist, so sind die Zinsen im Bereich der Vermögensverwaltung zu berücksichtigen. Falls darüber hinaus Einnahmen bestehen, durch eine selbständige nachhaltige Tätigkeit mit Erzielung von wirtschaftlichen Vorteilen, so sind diese im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb einzuordnen. Wichtig ist grundsätzlich immer zu wissen, aus welchen Mitteln das Vereinsvermögen resultiert.

Regelungen zur Rücklagenbildung

Gemeinnützige Vereine dürfen nur bedingt Vermögen aufbauen. Hierzu regelt das Gesetz zur Stärkung des Ehrenamts Spielraum. Dieses definiert zulässige Rücklagenbildungen des Gemeinnützigkeitsrechts. Als wichtigste gelten die freien Rücklagen sowie die sonstigen Rücklagen. Darüber hinaus existieren Betriebsmittelrücklagen, Rücklagen für satzungsgemäße Maßnahmen und Wiederbeschaffungsrücklagen.

Der Anspruch an die Tätigkeit einer Buchhaltung für den Verein ist damit enorm. Ein ehrenamtlich tätiger Kassenwart stößt damit oft im Rahmen der Einhaltung der komplexen Bestimmungen und den gemeinnützigen und steuerlichen Besonderheiten in der praktischen Umsetzung an seine Grenzen. Und nicht selten werden bei diesen Herausforderungen die Arbeiten mit den Rechnungen zur ordnungsgemäßen Buchführung an ein Steuerbüro ausgelagert, das auf gemeinnützige Vereine spezialisiert ist.

Der Fiskus als Kontrollinstanz

Ein eingetragener Verein mit Sitz oder Geschäftsleitung in Deutschland unterliegt gemäß Körperschaftsteuergesetz § 1 von seiner Rechtsnatur her grundsätzlich der persönlichen Körperschaftsteuerpflicht, die sein gesamtes Einkommen erfasst. Dabei erstreckt sich die Steuerpflicht auf inländische sowie ausländische Einkünfte. Es gilt das sogenannte Welteinkommensprinzip. Die Körperschaftsteuer entsteht auf die Gewinne und Erträge des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs. Ist ein eingetragener Verein gemeinnützig tätig, so gilt dieser als steuerbegünstigt und ist von der persönlichen Körperschaftsteuerpflicht befreit. Die Steuerbefreiung gilt für die Einnahmen und Ausgaben der ideellen Geschäfte, der Zweckbetriebe sowie der Vermögensverwaltung.

Daher gilt auch für gemeinnützige Vereine die Abgabepflicht von Steuererklärungen gemäß AO, gemeint ist die verpflichtende Einreichung von Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärung. Unabhängig davon ist, ob ein Verein wirtschaftlich tätig ist oder steuerpflichtige Einkünfte hat. Neben den Formularen werden Tätigkeitsbericht, eine Einnahmen- und Ausgaben-Aufzeichnung sowie eine Vermögensaufstellung angefordert. Bei Vorliegen bestimmter Geschäftsvorfälle und/oder Überschreiten bestimmter Größen, ist eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Die Übermittlung der Daten an das Finanzamt erfolgt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz in elektronischer Form. Geprüft wird durch das Finanzamt, ob die Gemeinnützigkeit weiter gewährleistet ist.

Branchenlösung mit Cloud-Anbindung

Bei professionellen Software-Lösungen wird mit einem branchenspeziellen Kontenrahmen gearbeitet, der die Einteilung der Geschäftsvorfälle in verschiedene Bereiche unterstützt und entsprechende Auswertungen ausgibt. Vorgefertigte Auswertungen, mit bedarfsweise individueller Anpassung, unterstützen zeitgemäßes Controlling für eine gezielte betriebswirtschaftliche Steuerung durch den Finanzresort des Vereins.

Zur Überwachung des Vermögens werden zu den Geschäftsvorfällen speziell dafür vorgesehene Konten genutzt. Hierzu bietet es sich an, einen Standardkontenrahmen für gemeinnützige Organisationen heranzuziehen. So kann bequem eine so genannte Vermögensübersicht erstellt werden, die als eine der wichtigsten Auswertungen für gemeinnützige Vereine gilt. Im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses beliebt, ist die so genannte Rücklagenübersicht. Diese dient als Nachweis von Bildung und Auflösung zulässiger Rücklagen.

Wird dann noch der Anspruch auf dezentrale Zusammenarbeit mit moderner Cloud-Software gerichtet, so ist die digitale Belegablage, für Vorstand und Verwaltung mit direktem Zugriff, die Lösung schlechthin. Softwarelösungen zur Mitglieder- und Spendenverwaltung werden häufig digital angebunden, so dass auch hier keine doppelten Erfassungen nötig sind, also Datenweitergabe ermöglicht wird.

Wird mit einer gobd-konformen Software gearbeitet, können die Buchungen im Buchführungssystem festgeschrieben werden. Und gleichermaßen bei entsprechender Zertifizierung die Unveränderbarkeit der Geschäftsvorfälle auch in der Anlagenbuchführung gewährleistet werden.

Nicht selten freut sich bei dieser Organisation das Steuerbüro. Denn der Zugriff auf die Daten und digitalen Belege zur Erstellung der Steuererklärungen ist nur wenige Mausklicks entfernt und die Fertigstellung mit elektronischer Datenübermittlung an das Finanzamt gemäß Vorgaben in absehbarer Zeit realisiert.

Weitere öffentlich-rechtliche Pflichten

Hat der Verein angestellte Mitarbeiter, so sind auch hier steuer- und sozialversicherungsrechtliche Rahmenbedingungen einzuhalten. Zudem hat mit zunehmender Digitalisierung und elektronischer Verarbeitung von Daten der Verein die Einhaltung der Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDG) zu berücksichtigen. Ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt, so ist auch hierfür der Vorstand verantwortlich.

Unterstützung bei der Aufbau- und Ablauforganisation

Die Anforderungen und Erwartungshaltung an die Führung gemeinnütziger Vereine hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten sowie Datenschutz-Vorschriften sind komplex und nicht zu unterschätzen. Eine schlanke Organisation mit minimierten Risiken in der Abwicklung, innerhalb und außerhalb des Vereins, wird zunehmend bedeutsamer. Doppelarbeiten und Redundanzen sollen vermieden werden. Und das Fachpersonal gehalten bzw. in ihrer Tätigkeit zukunftsorientiert gestärkt werden. Eine höhere Sensibilität mit Blick auf Risiken ist unerlässlich.

KnowHow und Erfahrung sämtlicher Beteiligter mit einer Neuausrichtung der Organisation bringt ressourcenschonende Prozesse in einer modernen zukunftsfähigen Arbeitswelt und sichert den Verein für die Zukunft.

Gerne unterstütze ich Sie mit Branchen-, Rechnungswesen- und IT-Knowhow/Erfahrungen, wenn Sie eine Umstellung oder Optimierung der Abläufe mit entsprechender IT-Infrastruktur planen. Bei Interesse bitte einfach eine email schreiben oder anrufen. Und wir klären im Gespräch gemeinsam die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit. Ich freue mich darauf!