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Die Tätigkeit der Buchhaltungsaufgaben wird häufig von ehrenamtlich tätigen Personen erledigt. Nicht immer liegen Fachkenntnisse in ausgeprägter Form dar. Das ist eine Stolperfalle, Unwissenheit schützt vor Verstößen nicht. Es gelten beispielsweise Vorschriften zu Rechenschafts- und Buchführungspflichten von Vereinen gem. BGB §§ 259, 666 sowie AO § 63 (3) i.V. § 140. Im Extremfall wird beispielsweise bei einem gemeinnützig organisierten Verein, die sogenannte Gemeinnützigkeit vom Finanzamt aberkannt. Ein Ruin für den betroffenen Verein im öffentlichen Geschehen.

Die Gründung mit der Eintragung ins Vereinsregister

In Deutschland gibt es aktuell mehr als 600.000 Vereine, die im öffentlichen Vereinsregister eingetragen sind. Die Zwecksetzungen sind ganz unterschiedlich, häufig anzutreffen sind Sport-, Freizeitvereine sowie Vereine sozialer Einrichtungen. Wird ein Verein neu gegründet, wird dieser mit ausreichend vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern über den Notar beim Amtsgericht angemeldet und im Vereinsregister vermerkt. Der Verein trägt damit das Kürzel „e.V.“. Grundlage zur Gründung ist eine Satzung nach Vorgaben gemäß BGB mit Angaben zu Zweck, Name und Sitz des Vereins. Darüber hinaus gilt die Berücksichtigung der Bestimmungen der Finanzverwaltung zur Gemeinnützigkeit.

Gemeinnützigkeit unterliegt Voraussetzungen

Die Gemeinnützigkeit ist in der Abgabenordnung (AO) §§ 51-68 geregelt, die zusammenfassend als Gemeinnützigkeitsrecht bezeichnet wird. Ein Verein verfolgt gemeinnützige Zwecke, wenn die Allgemeinheit auf materiellem, geistigem oder sittlichem Gebiet selbstlos gefördert wird. Gemeinnützige Zwecke sind beispielsweise die Förderung von Religion, des öffentlichen Gesundheitswesens, der Jugend- und Altenhilfe, der Flucht- und Migrationshilfe.

Zweck und Gemeinnützigkeit sind in der Vereinssatzung geregelt und unterliegen bestimmten Bedingungen. Im Wesentlichen muss die Selbstlosigkeit gewahrt bleiben. Das bedeutet, dass keine überwiegende Förderung eigenwirtschaftlicher Zwecke erfolgt. Zudem besteht ein grundsätzliches Verbot von Zuwendungen an Mitgliedern oder unverhältnismäßig hohe Vergütungen an Dritte. Darüber hinaus müssen vereinnahmte Mittel wie beispielsweise Spenden zeitnah verausgabt werden. Gemeint ist damit der Verbrauch innerhalb von zwei Jahren, also Verwendung der Einnahmen spätestens im zweiten Jahr.

Ob ein Verein die Anforderungen des Gemeinnützigkeitsrechts erfüllt, prüft die Finanzbehörde in regelmäßigen Abständen. So werden diese Bedingungen streng überwacht: zum einen durch inhaltliche Prüfung der Satzung und der Änderungen, zum anderen im Rahmen der Abgabe von Steuererklärungen – oder bei besonderem Interesse im Rahmen einer angeordneten Betriebsprüfung.

Gemeinnützig anerkannte Organisationen profitieren von vielfältigen Vergünstigungen für die Körperschaft sowie vom ehrenamtlichen Engagement. Zudem obliegt nur gemeinnützigen Vereinen die Möglichkeit zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen – mit entsprechendem Steuerabzug durch den Spender. Ein Privileg auf das kein gemeinnütziger Verein verzichten möchte.

Überwachung des Satzungszwecks durch Aufzeichnungen

Sobald ein Verein im Vereinsregister eingetragen ist, nimmt dieser als juristische Person am wirtschaftlichen Verkehr teil. Das bedeutet, dass er ohne Gewinnerzielungsabsicht sofort zur Aufzeichnung verpflichtet wird, beispielsweise wenn dieser seine Spenden oder Mitgliedsbeiträge verwaltet. Aus der Vorschrift zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben gemäß § 63 (3) folgt die Vorschrift gem. § 140 AO, so dass der Verein nach Steuergesetzen eine Buchführungspflicht hat.

Nicht selten, ist eine ehrenamtlich tätige Person in der Rolle des Kassenwarts tätig. Zur Erfüllung des Satzungszwecks erfolgen Aufzeichnungen aller Ein- und Auszahlungen zu Beginn oftmals in MS Excel – also ganz ohne spezieller Buchführungssoftware. So ist zwar diese einfache Art der Aufzeichnungen als Nachweis zur Kontrolle eines satzungsgemäßen Geschäftsbetriebs gemäß Vorschriften nach AO § 63 einerseits grundsätzlich erfüllt. Andererseits fehlt jedoch häufig die Einhaltung der Steuergesetze und verwaltungsmäßigen Vorschriften zur Buchführungspflicht. Gemeint sind insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Als Verwaltungsvorschrift sind die GoBD für nachgeordnete Verwaltungsbehörden und Bedienstete des Finanzministeriums verbindlich. Hat der Verein einen kaufmännischen Betrieb, so ist dieser Kaufmann nach HGB § 33. Auch aus dieser Vorschrift nach Handelsrecht kann eine Buchführungspflicht resultieren. Ausnahme: Befreiung nach HGB § 241. Die Einordnung ist nicht immer einfach. Daher ist eine sorgfältige Prüfung durch das Steuerbüro ratsam.

Erhöhter Anspruch an die Buchführungspflicht

Ein Aspekt, der zudem häufig in einfachen Aufzeichnungen aller Ein- und Auszahlungen verloren geht, ist die Überwachung der Mittelherkunft und Mittelverwendung. Damit der Überblick gewahrt bleibt, ist die Einteilung aller Geschäftsvorfälle in verschiedene Tätigkeitsbereiche gemäß AO vorzunehmen. Gemeint ist damit, einzelne Ein- und Auszahlungen direkt als Geschäftsvorfall nach steuerlichen Auswirkungen einzuordnen.

So sind beispielweise Einnahmen wie satzungsgemäße Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse und Umlagen dem ideellen Bereich steuerbegünstigt zuzuordnen. Oder Ausgaben zur Verwirklichung des Satzungszwecks als steuerbegünstigter Geschäftsvorfall beim sogenannten Zweckbetrieb einzuordnen. Liegt Kapitalvermögen vor, das verzinst angelegt ist, so sind die Zinsen im Bereich der Vermögensverwaltung zu berücksichtigen. Falls darüber hinaus Einnahmen bestehen, durch eine selbständige nachhaltige Tätigkeit mit Erzielung von wirtschaftlichen Vorteilen, so sind diese im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb einzuordnen. Wichtig ist grundsätzlich immer zu wissen, aus welchen Mitteln das Vereinsvermögen resultiert.

Regelungen zur Rücklagenbildung

Gemeinnützige Vereine dürfen nur bedingt Vermögen aufbauen. Hierzu regelt das Gesetz zur Stärkung des Ehrenamts Spielraum. Dieses definiert zulässige Rücklagenbildungen des Gemeinnützigkeitsrechts. Als wichtigste gelten die freien Rücklagen sowie die sonstigen Rücklagen. Darüber hinaus existieren Betriebsmittelrücklagen, Rücklagen für satzungsgemäße Maßnahmen und Wiederbeschaffungsrücklagen.

Der Anspruch an die Tätigkeit einer Buchhaltung für den Verein ist damit enorm. Ein ehrenamtlich tätiger Kassenwart stößt damit oft im Rahmen der Einhaltung der komplexen Bestimmungen und den gemeinnützigen und steuerlichen Besonderheiten in der praktischen Umsetzung an seine Grenzen. Und nicht selten werden bei diesen Herausforderungen die Arbeiten mit den Rechnungen zur ordnungsgemäßen Buchführung an ein Steuerbüro ausgelagert, das auf gemeinnützige Vereine spezialisiert ist.

Der Fiskus als Kontrollinstanz

Ein eingetragener Verein mit Sitz oder Geschäftsleitung in Deutschland unterliegt gemäß Körperschaftsteuergesetz § 1 von seiner Rechtsnatur her grundsätzlich der persönlichen Körperschaftsteuerpflicht, die sein gesamtes Einkommen erfasst. Dabei erstreckt sich die Steuerpflicht auf inländische sowie ausländische Einkünfte. Es gilt das sogenannte Welteinkommensprinzip. Die Körperschaftsteuer entsteht auf die Gewinne und Erträge des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs. Ist ein eingetragener Verein gemeinnützig tätig, so gilt dieser als steuerbegünstigt und ist von der persönlichen Körperschaftsteuerpflicht befreit. Die Steuerbefreiung gilt für die Einnahmen und Ausgaben der ideellen Geschäfte, der Zweckbetriebe sowie der Vermögensverwaltung.

Daher gilt auch für gemeinnützige Vereine die Abgabepflicht von Steuererklärungen gemäß AO, gemeint ist die verpflichtende Einreichung von Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärung. Unabhängig davon ist, ob ein Verein wirtschaftlich tätig ist oder steuerpflichtige Einkünfte hat. Neben den Formularen werden Tätigkeitsbericht, eine Einnahmen- und Ausgaben-Aufzeichnung sowie eine Vermögensaufstellung angefordert. Bei Vorliegen bestimmter Geschäftsvorfälle und/oder Überschreiten bestimmter Größen, ist eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen. Die Übermittlung der Daten an das Finanzamt erfolgt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz in elektronischer Form. Geprüft wird durch das Finanzamt, ob die Gemeinnützigkeit weiter gewährleistet ist.

Branchenlösung mit Cloud-Anbindung

Bei professionellen Software-Lösungen wird mit einem branchenspeziellen Kontenrahmen gearbeitet, der die Einteilung der Geschäftsvorfälle in verschiedene Bereiche unterstützt und entsprechende Auswertungen ausgibt. Vorgefertigte Auswertungen, mit bedarfsweise individueller Anpassung, unterstützen zeitgemäßes Controlling für eine gezielte betriebswirtschaftliche Steuerung durch den Finanzresort des Vereins.

Zur Überwachung des Vermögens werden zu den Geschäftsvorfällen speziell dafür vorgesehene Konten genutzt. Hierzu bietet es sich an, einen Standardkontenrahmen für gemeinnützige Organisationen heranzuziehen. So kann bequem eine so genannte Vermögensübersicht erstellt werden, die als eine der wichtigsten Auswertungen für gemeinnützige Vereine gilt. Im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses beliebt, ist die so genannte Rücklagenübersicht. Diese dient als Nachweis von Bildung und Auflösung zulässiger Rücklagen.

Wird dann noch der Anspruch auf dezentrale Zusammenarbeit mit moderner Cloud-Software gerichtet, so ist die digitale Belegablage, für Vorstand und Verwaltung mit direktem Zugriff, die Lösung schlechthin. Softwarelösungen zur Mitglieder- und Spendenverwaltung werden häufig digital angebunden, so dass auch hier keine doppelten Erfassungen nötig sind, also Datenweitergabe ermöglicht wird.

Wird mit einer gobd-konformen Software gearbeitet, können die Buchungen im Buchführungssystem festgeschrieben werden. Und gleichermaßen bei entsprechender Zertifizierung die Unveränderbarkeit der Geschäftsvorfälle auch in der Anlagenbuchführung gewährleistet werden.

Nicht selten freut sich bei dieser Organisation das Steuerbüro. Denn der Zugriff auf die Daten und digitalen Belege zur Erstellung der Steuererklärungen ist nur wenige Mausklicks entfernt und die Fertigstellung mit elektronischer Datenübermittlung an das Finanzamt gemäß Vorgaben in absehbarer Zeit realisiert.

Weitere öffentlich-rechtliche Pflichten

Hat der Verein angestellte Mitarbeiter, so sind auch hier steuer- und sozialversicherungsrechtliche Rahmenbedingungen einzuhalten. Zudem hat mit zunehmender Digitalisierung und elektronischer Verarbeitung von Daten der Verein die Einhaltung der Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDG) zu berücksichtigen. Ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt, so ist auch hierfür der Vorstand verantwortlich.

Unterstützung bei der Aufbau- und Ablauforganisation

Die Anforderungen und Erwartungshaltung an die Führung gemeinnütziger Vereine hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten sowie Datenschutz-Vorschriften sind komplex und nicht zu unterschätzen. Eine schlanke Organisation mit minimierten Risiken in der Abwicklung, innerhalb und außerhalb des Vereins, wird zunehmend bedeutsamer. Doppelarbeiten und Redundanzen sollen vermieden werden. Und das Fachpersonal gehalten bzw. in ihrer Tätigkeit zukunftsorientiert gestärkt werden. Eine höhere Sensibilität mit Blick auf Risiken ist unerlässlich.

KnowHow und Erfahrung sämtlicher Beteiligter mit einer Neuausrichtung der Organisation bringt ressourcenschonende Prozesse in einer modernen zukunftsfähigen Arbeitswelt und sichert den Verein für die Zukunft.

Gerne unterstütze ich Sie mit Branchen-, Rechnungswesen- und IT-Knowhow/Erfahrungen, wenn Sie eine Umstellung oder Optimierung der Abläufe mit entsprechender IT-Infrastruktur planen. Bei Interesse bitte einfach eine email schreiben oder anrufen. Und wir klären im Gespräch gemeinsam die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit. Ich freue mich darauf!

Egal ob vor Ort oder online: gemeinsam Lösungen finden ist um ein Vielfaches mit Experten an der Seite einfacher. Es motiviert zugleich und sorgt für neue Impulse. Und bringt kreative Ideen mit Klarheit im konkreten Fall. Die zunehmende digitale Arbeitswelt ändert sämtliche Arbeitsabläufe. Meist fehlt im Unternehmen die Erfahrung, wie bestimmte Abläufe zunehmend automatisiert effektiv gestaltet werden können. Von Einfachheit ist ganz und gar nicht die Rede im unbekannten Terrant.

Herausforderungen in der digitalen Arbeitswelt

Fachwissen allein reicht bei Weitem nicht mehr aus. Gefragt sind vor allem Erfahrungen aus der IT, fach- und branchenspezifische Kompetenzen sowie methodische Unterstützung zur Analyse von Arbeitsabläufen mit gezielter Lösungsfindung. Oft fehlen zeitgemäße Qualifizierungen oder regelmäßige nachhaltige berufsbezogene Weiterbildungsmaßnahmen. Auch verliert der eine oder andere bei der Vielzahl neuer Vorschriften und rechtlichen Änderungen schon mal den Durchblick.

Ein aktiver Austausch mit dem Steuerberater an der Seite bringt zwar schnell Klarheit in den steuerlich rechtlichen Vorschriften. Doch dann existiert die Hürde noch, wie ein Geschäftsvorfall in der Software zu berücksichtigen ist, damit der Ausweis in amtlich vorgegebenen Datensätzen korrekt erfolgt. So kann im hektischen Arbeitsalltag schnell was übersehen oder vergessen werden, mit unerwünschten unvorhergesehenen Konsequenzen. Wird beispielsweise ein falsches Konto bei einem steuerbefreiten Geschäftsvorfall bebucht und zugleich versehentlich Umsatzsteuer abgeführt, so ist das dann auch noch eine zusätzliche finanzielle Belastung für den Unternehmer. Das muss nicht sein.

Die digitale Arbeitswelt lässt sich nicht aufhalten. Corona als Beschleuniger von Veränderungen zeigte deutliche Auswirkungen: privat im persönlichen Bereich, gesellschaftlich im sozialen Umfeld sowie auch beruflich in den Unternehmen. Nötige Anpassungen in den betrieblichen Arbeitsabläufen können nicht mehr ignoriert werden.

Auch darf der Blick des Unternehmers von der Fürsorgepflicht der Beschäftigten nicht abschweifen. Investitionen für mehr Klarheit, Effizienz und konsequenter Anpassung digitaler Arbeitsweisen sind in der heutigen Zeit unerlässlich. Und qualitätssichernde Maßnahmen zur Arbeitsleistung und zur Erhaltung gesunder Fachkräfte wesentlich und wichtig. Wird der Druck bei permanent steigender Arbeitsintensität für die Beschäftigten erhöht, treibt das die wenigen Fachkräfte ins Aus. Von außen erkennbar sind das dann die Kündigungen von Mitarbeitern, die sehr überraschend geschehen. Aktuelle Studien belegen, dass Unternehmenskultur und Work-Life-Balance die entscheidenden Schlüsselfaktoren zur Erhaltung der Fachkräfte sind. Gefordert sind Methodiken und Unterstützung zur effizienten Arbeitsweise sowie Auf- und Ausbau von Problemlösungs-Kompetenzen.

Sprechen Sie aktiv mit Ihren Mitarbeitern und bieten Sie ihnen Möglichkeiten an, zur Vereinfachung der digitalen Arbeitsabläufe und Bewältigung der Herausforderungen im Berufsalltag.

Ein modernes Personal- entwicklungsinstrument

Laut der internationalen Unternehmungsberatung McKinsey achten inzwischen immer mehr Arbeitnehmer selbst auf ihre mentale und körperliche Gesundheit. Und auch der Arbeitgeber sollte diese Bedürfnisse bei ohnehin großem Fachkräftemangel nicht ignorieren. Coaching am Arbeitsplatz als Maßnahme fördert die Motivation zu Veränderungen aktiv. Die nächsten konkreten Handlungsschritte werden sofort wirksam.

Der Einstieg in die gemeinsame Zusammenarbeit erfolgt oft über Themen wie beispielsweise bei der Optimierung einer papierlosen Buchhaltung. Auch ist die Einführung einer digitalen Personalakte oder der Wunsch mit Anforderungen an neue IT-Schnittstellen zu angrenzenden Bereichen regelmäßig Anlass für ein Arbeitsplatz-Coaching. So dass beispielsweise aus dem Vorsystem Belegbilder, Rechnungsdaten oder vollständige Buchungsdaten ins Buchführungssystem übernommen werden können oder eine elektronische Registrierkasse digital angebunden wird. Mitarbeiter schätzen die neu erhaltene Einfachheit und Klarheit sehr und blühen schon nach kurzer Zeit häufig auf. Die Effekte zu mehr Effizienz sind teils enorm.

Wenn sich nach wenigen überschaubaren Zeiteinheiten der Kontakt ein wenig eingespielt hat, die ersten Erfolge eintreten sind zu mehr Effizienz, werden meist die Ziele etwas größer und der Austausch intensiver. Erkennbar ist das dann für mich, wenn zum Beispiel nachgefragt wird, ob bei großem Buchungsvolumen mit monatlich über 5000 Belegen ebenso online digital gebucht werden kann. Oder Unterstützung angefragt wird zur Anbindung weiterer Bereiche oder gar Niederlassungen im In-/Ausland.

Meine Erfahrungen beim Coaching

Viele Stammkunden in meinem Geschäftsfeld schätzen Arbeitsplatz-Coaching vor Ort oder online sehr und möchten diese aktive Begleitung beim Auf- und Ausbau digitaler Geschäftsprozesse nicht mehr vermissen. So ist der ausgiebige Gang zu theoretischen Präsenzveranstaltungen oftmals reduziert. Und der gezielte Austausch, die Reflexion zu gewünschten Änderungen, im Kontext des betrieblichen Rechnungswesens, mit notwendigen Anpassungen sofort am Arbeitsplatz sichtbar.

Fachkräfte werden so durch die begleitende Maßnahme oftmals sofort produktiver und zufriedener. Sie sammeln bei den Veränderungen positive Erfahrungen und werden als Teil des Unternehmens und Ihren aktiven unterstützenden Handlungen für eine bessere digitale Arbeitswelt gestärkt. Darüber hinaus hat dies auch weitere Effekte: denn zufriedene Mitarbeiter geben ihren Spirit mit ihren neu gewonnenen Erfahrungen formell oder oft auch informell an Kollegen weiter, so dass auch diese von der Personalentwicklungs-Maßnahme zugleich profitieren.

Mein Fokus in der Zusammenarbeit

Gerne unterstütze ich auch Sie mit Erfahrung, IT- und Fachkompetenz mit entsprechender Methodik, wenn es darum geht, betriebliche Abläufe – beispielsweise im Bereich Rechnungswesen oder Steuern – digital optimal mit hoher Effizienz mit Berücksichtigung rechtlicher Vorschriften zu gestalten.

Ausgangslage für mich ist immer die Unternehmensstrategie sowie die berufliche Qualifizierung des Fachpersonals mit den individuellen Erfahrungen, Prägungen und dem vorhandenem Wissen. Denn IT-Infrastruktur alleine schafft keine digitalen und zunehmend automatischen Prozesse. Die Menschen stellen die Verbindungen dar. Diese bewirken den Wandel für weiter zu erhaltende Leistung in der Wirtschaft und zur Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit. Daher steht im Mittelpunkt meiner Arbeit immer die digitale Kompetenzentwicklung eines jeden Einzelnen.

Nutzen auch Sie das Business-Coaching im Kontext Ihrer Organisation der Arbeitsabläufe als etabliertes Personalentwicklungsinstrument. Und melden Sie sich gerne bei Interesse per email oder Telefon zur Klärung der Zusammenarbeit. Ich freue mich darauf!